電子帳簿保存法のスキャナ保存とは？個人事業主が確認する要件

紙で受け取った領収書や請求書の保管や整理に負担を感じている個人事業主や小規模法人は少なくありません。紙の領収書や請求書をスキャンして保存する場合は、対象書類・入力・検索・表示などの要件を確認して運用を決めます。

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（電子帳簿保存法）におけるスキャナ保存とは、法第4条第3項の承認を受けている国税関係書類に係る電磁的記録による保存を指します。書面による保存に代えて、一定の要件の下でスキャナで読み取って作成した電子化文書（スキャン文書）を保存することが認められています。

日常の取引で発生するフリーランスの経費の領収書や、取引先から送付された請求書などの紙書類をデータ化して原本を管理するためには、法令で定められた真実性や可視性の要件を満たす必要があります。

会計ソフトや関連システムを利用してスキャナ保存を導入する際は、対象となる書類の種類や入力期間の制限、解像度や階調などの技術基準、社内体制の整備基準を体系的に把握しておくことが求められます。

スキャナ保存の対象となる書類は重要書類と一般書類に分かれる

スキャナ保存の対象となる国税関係書類は、資金や物の流れに直結・連動するかどうかによって「重要書類」と「一般書類」に区分され、適用される要件が異なります。決算関係書類以外の国税関係書類のうち、一般書類を除くものが重要書類となります。

重要書類は、契約書、領収書、請求書、納品書など、資金や物の移動に直接関連する書類です。また、令和元年度税制改正により、消費税法第30条第11項（令和2年9月30日までは第10項）に規定する金又は白金の地金の課税仕入れにおける相手方の本人確認書類（運転免許証の写しなど）についても、重要書類に相当するものとして位置付けられています。

一般書類とは、資金や物の流れに直結・連動しない書類として規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める告示（平成17年国税庁告示第4号）に定められた書類を指します。具体的には以下の書類が該当します。

• 保険契約申込書、電話加入契約申込書、クレジットカード発行申込書のように別途定型的な約款があらかじめ定められている契約申込書
• 口座振替依頼書
• 棚卸資産を購入した者が作成する検収書、商品受取書
• 注文書、見積書及びそれらの写し
• 自己が作成した納品書の写し

書類の区分によって、カラー画像保存の義務付けや書類の大きさ情報の保存、入力期間の制限の有無などの要件に差が設けられています。スキャナ保存の承認を受けている保存義務者が、保存開始日前に作成又は受領した重要書類（過去分重要書類）をスキャナ保存する場合は、所轄税務署長等あてに適用届出書を提出する必要があります。

※1 一般書類の場合、カラー画像ではなくグレースケールでの保存および表示が認められます。

※2 受領者等が読み取る場合、受領後、受領者等が署名の上、特に速やか（おおむね3営業日以内）に付す必要があります。

※3 受領者等が読み取る場合、読み取る際に付す、又は受領等後、受領者等が署名の上、特に速やか（おおむね3営業日以内）に付す必要があります。

※4 受領者等が読み取る場合、A4以下の書類の大きさに関する情報は保存不要です。

※5 小規模企業者の特例の適用を受ける場合（税務代理人が定期的な検査を行う場合）、相互けんせいの要件は不要となります。

※6 過去分重要書類の場合、国税関係書類の入力に関する事務について、処理内容を確認するための検査を行う体制及び手続に関する規程を定め、これに基づき事務を処理します。

※7 過去分重要書類については所轄税務署長等あてに適用届出書の提出が必要です。

スキャン入力の期間制限はどのような基準で定められているか

重要書類のスキャナ入力期間には、「速やかに入力する方式」と「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行う方式（業務サイクル方式）」が規定されています。受領等から電磁的記録を作成するまでの期間を制限することで、紙段階における改ざんを防ぐ目的があります。

速やかに入力する方式では、国税関係書類の受領等後、おおむね7営業日以内に入力を行うことが基準とされています。大規模な停電やシステム障害などの特別な事由によりおおむね7営業日以内に入力できない場合は、その事由が解消した後直ちに入力することで、速やかに入力したものとして取り扱われます。

業務サイクル方式を採用する場合、「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行う」こととなります。業務処理サイクルが2週間の事業者であれば2週間とおおむね7営業日以内、20日の事業者であれば20日とおおむね7営業日以内に入力します。業務処理サイクルの通常の期間は最長2か月と取り扱われるため、最長では国税関係書類の受領等から最長2か月とおおむね7営業日以内に入力すればよいこととなります。例えば4月21日に受領した書類の場合、最長2か月の業務処理サイクルは6月20日となり、そのおおむね7営業日後までに入力を行います。

国税関係書類の作成又は受領をする者（受領者等）がスキャナで読み取りを行う場合、受領等後に受領者等が書類に署名した上で、特に速やか（おおむね3営業日以内）にタイムスタンプを付す必要があります。ただし、受領から入力までの各事務について相互けんせいが機能する事務処理体制がとられている場合は、受領者等の署名やおおむね3営業日以内のタイムスタンプ付与は不要となります。

入力期間を誤って経過してしまった国税関係書類については、他の保存要件に沿って入力を行うとともに、元となった国税関係書類を紙のまま保存することとなります。なお、重要書類について「速やかに入力」または「業務サイクル後速やかに入力」の入力方式は、課税期間の中途で納税者の選択により変更することが認められています。

解像度や階調などの画像データにはどのような技術要件があるか

スキャナ保存における電磁的記録は、紙と同等の真実性と可視性を確保するため、読み取り解像度、階調、文字認識能力に関して定められた技術基準を満たす必要があります。スキャニング時の解像度は25.4ミリメートル当たり200ドット以上（200dpi以上）で読み取らなければなりません。

スマートフォンやデジタルカメラ等を使用して読み取りを行った場合、読み取った書類の大きさと画素数を基に解像度要件を満たしているかを判断します。日本産業規格（JIS P0138）におけるA4サイズの紙（縦297ミリメートル、横210ミリメートル）は、インチ換算すると縦約11.69インチ、横約8.27インチとなります。200dpiを満たす画素数は、縦11.69インチ×200ドット＝2,338画素、横8.27インチ×200ドット＝1,654画素となり、総画素数は2,338画素×1,654画素＝3,867,052画素（約387万画素以上）が必要となります。機器の縦横比がA4と異なる場合でも、縦2,338画素かつ横1,654画素を満たす必要があります。

階調については、赤・緑・青それぞれ256階調（約1677万色以上、24ビット/ピクセル）のカラー画像で読み取る必要があります。一般書類については、カラー画像に代えてグレースケールでの保存も認められています。電子化文書のデータフォーマットとしては、BMP、TIFF、PDF、JPEGなどが用いられます。

画像データを圧縮して保存する場合は、JIS X6933またはISO 12653-3のテストチャートにおいて4ポイントの文字が100パーセント認識できる設定で入力・保存する必要があります。テストチャートでの確認が困難な場合は、読取り解像度が200dpi以上、赤・緑・青それぞれ256階調以上、かつ非圧縮（又は可逆圧縮）で入力していれば、4ポイントの文字が認識できるものとして取り扱われます。

書類の大きさ情報の保存に関しては、受領者等が読み取る場合で国税関係書類の大きさがA4以下（短辺212ミリメートル、長辺299ミリメートルの枠内に収まる大きさ）であるときは、大きさに関する情報の保存が不要となります。

タイムスタンプの付与と訂正削除履歴の確保はどのように行うか

スキャンした電磁的記録の真実性を確保するためには、認定されたタイムスタンプの付与と、訂正または削除の履歴を確認できるシステム体制（ヴァージョン管理）が必要です。入力期間内に、スキャニングした国税関係書類にタイムスタンプが付され、その後の訂正削除履歴が確認できる状態にしなければなりません。

タイムスタンプは、一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るものを付与します。認定を受けた事業者には「タイムビジネス信頼・安心認定証」が交付され、「タイムビジネス信頼・安心認定マーク」が使用されます。タイムスタンプは、保存期間を通じて記録事項が変更されていないことを確認でき、課税期間中の任意の期間を指定して一括検証できる機能を有している必要があります。単ファイルのハッシュ値を束ねて階層化してまとめてタイムスタンプを付す方法も認められます。

ヴァージョン管理（訂正又は削除の履歴の確保）においては、以下の要件をすべて満たす必要があります。

• スキャナで読み取った電子データは必ず初版（第1版）として保存し、既に保存されているデータを改訂したもの以外は第2版以降として保存されないこと
• 更新処理ができるのは一番新しいヴァージョンのみとすること
• 削除は物理的に行わず、削除フラグを立てるなど形式的に行うこととし、全ての版及び訂正した場合は訂正前の内容が確認できること
• 削除されたデータについても検索を行うことができること

なお、内容の書き換えができない保存媒体を用い、データ記録年月日の記録や一連番号の管理等により、保存されているデータが読み取り直後のデータであることを証明できるシステム（訂正削除ができないシステム）も要件を満たすものとして取り扱われます。

また、国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者（スキャナで読み取った画像が書面と同等であることを確認した者）またはその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておく必要があります。これには事業者名、役職名、所属部署名、氏名などの身分を明らかにする電子的記録又は書面による確認が含まれます。

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個人事業主や小規模企業者は適正事務処理要件をどう満たすか

適正事務処理要件とは、紙の段階で行われる改ざん等の不正を防ぐため、社内規程を定めて事務処理を行う担保措置です。要件は「相互けんせい」「定期的な検査」「再発防止」に関する規程の整備とそれに基づく事務処理で構成されます。

相互けんせいとは、国税関係書類の受領等から入力までの相互に関連する各事務について、それぞれ別の者が行う体制をいいます。定期的な検査とは、各事務の処理内容を確認するため、検査の対象となる事務を行っている者以外の者が最低1年に1回以上の頻度で検査を行う体制です。再発防止とは、処理に不備があると認められた場合に経営者を含む幹部に速やかに報告され、原因究明や改善策の検討を行う体制を指します。

1人で事業を営む個人事業主の場合、すべての事務を1人で行うとチェック機能が働かないため、事務の一部や定期的な検査を外部の者に委託することで要件を満たすことができます。また、中小企業基本法に定める小規模企業者（おおむね常時使用する従業員の数が20人以下、商業又はサービス業に属する事業を主たる事業として営む者については5人以下の事業者）に該当する場合、税務代理人が定期的な検査を行うときは、相互けんせいの要件が不要となる特例が設けられています。

2人で事業を営んでいる場合は、役割分担を明確にすることで相互けんせいを機能させることができます。また、事業用のクレジットカードで経費の支払を行った場合は、カード利用明細と領収書画像をシステム上で的確に紐付け、経理担当者等が内容を確認・管理することにより、定期的な検査の前であっても領収書の書面原本を廃棄することが認められています。

見読可能装置の設置と検索機能の確保には何が必要か

スキャナ保存した電磁的記録を税務調査時などに速やかに確認できるよう、見読可能装置の備付けと検索機能の確保が法令上の要件として定められています。保存場所には、14インチ以上のカラーディスプレイおよびカラープリントできる印刷装置（プリンタ）等を備え付け、整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できる状態にしておく必要があります。

整然とした形式とは、書面により作成される場合の帳簿書類に準じた規則性を有する形式をいいます。画面印刷（ハードコピー）による出力も認められますが、一の記録事項が複数枚の書面に分割して出力されるような形式は、一覧確認が困難となるため認められません。また、ディスプレイおよび書面において、書類の一部分を拡大又は縮小して出力できる機能が求められます。

電磁的記録の検索機能としては、以下の3つの条件を満たす必要があります。

• 取引年月日、取引金額、取引先名称などの主要な記録項目を検索条件として設定できること
• 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定できること
• 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること

スキャナで読み取った画像データをテキスト化できない場合であっても、主要な記録項目を手入力するなどして検索条件を設定できるようにする必要があります。また、保存されている電磁的記録は、原則として一課税期間を通じて検索できる必要がありますが、データ量が膨大である場合や半期ごとに帳簿を作成している場合など合理的な理由があるときは、合理的な期間ごとに範囲を指定して検索できれば差し支えありません。

システムの操作説明書（オンラインマニュアルやオンラインヘルプも可）を備え付け、スキャン文書と帳簿との間で伝票番号等の管理用通番により相互関連性を保持しておくことが求められます。こうした適切な帳簿書類の管理体制は、青色申告や確定申告の手続きを円滑に進める上でも重要です。

よくある質問

スマートフォンで撮影した領収書データでもスキャナ保存の要件を満たせますか？

定められた解像度や階調などの技術要件を満たしていればスマートフォンで撮影したデータでもスキャナ保存が可能です。

スマートフォンで読み取る場合、A4サイズの書類であれば縦2,338画素以上、横1,654画素以上（総画素数約387万画素以上）の解像度と、赤・緑・青それぞれ256階調（24ビット）のフルカラーで保存する必要があります。また、受領者本人が読み取りを行う場合は、書類に署名した上でおおむね3営業日以内にタイムスタンプを付すか、受領者以外の者が確認を行う体制を整備する必要があります。

スキャンした後の紙の領収書や請求書はすぐに破棄できますか？

原則として定期的な検査が完了するまでは紙の原本を保管する必要があります。

適正事務処理規程に基づき、最低1年に1回以上の定期的な検査が完了した後に原本を廃棄することができます。ただし、事業用のクレジットカードで支払った経費の領収書について、カード会社発行の利用明細と領収書画像を的確に紐付け、経理担当者等が内容を確認・管理した場合は、定期的な検査の前であっても原本を廃棄することが認められています。

1人で事業を行っている個人事業主でもスキャナ保存を導入できますか？

事務の一部や検査を外部委託するか、小規模企業者の特例を利用することで導入できます。

1人ですべての事務を行うと相互けんせいや定期的な検査の要件を満たせないため、外部の者に事務や検査を委託する必要があります。また、常時使用する従業員数が商業・サービス業で5人以下などの小規模企業者に該当する場合、税務代理人が定期的な検査を行うことで相互けんせい要件を不要とする特例を適用できます。

スキャナ保存を始める前に税務署長への承認申請が必要ですか？

国税関係書類のスキャナ保存を実施するためには法第4条第3項の承認を受ける必要があります。

承認を受けようとする保存義務者は、申請書に電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類などを添付して所轄税務署長に提出します。また、承認を受けて保存を開始する日前に作成・受領した重要書類（過去分重要書類）をスキャナ保存する場合は、所轄税務署長等に適用届出書を提出して手続きを行います。

過去に紙で受け取った書類を遡ってスキャナ保存することはできますか？

一般書類および適用届出書を提出した過去分重要書類であれば過去の書類もスキャナ保存が可能です。

見積書や注文書などの一般書類は入力期間の制限がないため、過去に受領した書類であっても要件を満たせば適時に入力してスキャナ保存できます。契約書や請求書などの重要書類については、所轄税務署長等あてに適用届出書を提出し、検査規程に基づく検査を行う体制を整えることで、数か月にわたる作業など入力期間の制限なく適時に入力してスキャナ保存することが認められています。

紙書類のスキャナ保存運用を整理して適切な管理体制を整える

紙の領収書や請求書をスキャンして保存する場合は、対象書類・入力・検索・表示などの要件を確認して運用を決めます。重要書類と一般書類の区分に応じた入力期間の管理、200dpi以上や256階調といった画像要件、タイムスタンプやヴァージョン管理による真実性の担保が基本となります。

個人事業主や小規模法人が導入するにあたっては、自社の規模に応じて適正事務処理規程を整備し、必要に応じて外部委託や小規模企業者の特例を活用して体制を構築します。取引先へ発行する請求書の書き方や受領書類の管理手順を整え、帳簿との相互関連性を維持することが重要です。

法令に準拠したスキャナ保存体制を確立することにより、書類の整理や保管に関する事務負担を軽減し、適正な経理処理を進めることができます。

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