電子取引データの保存方法は？メール添付の請求書を個人事業主が管理する手順

メールやウェブで受け取った電子データは紙の印刷保存だけで済ませられるか

メール添付やウェブサイトからダウンロードした電子取引データについて、紙にプリントアウトして保存するだけの方法は原則として認められていません。申告所得税および法人税に係る保存義務者が行う電子取引に係るデータの出力書面について、税法上の保存書類として扱わないこととされています。

令和５年12月31日までに行う電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば差し支えないとされていました。しかし、令和６年１月１日以後にやり取りする電子取引データについては、定められた保存要件に従って電子データそのものを保存する必要があります。

システム等の整備が間に合わない場合など、原則的なルールに従って電子取引データの保存を行うための環境が整っていないことについて相当の理由がある場合には、猶予措置の対象となる場合があります。この猶予措置の適用を受けるためには、電子取引データをプリントアウトした書面を税務調査等の際に提示・提出できるようにし、かつ税務職員からの電子取引データのダウンロードの求めに応じることができるようにしておく必要があります。

ただし、システム等の整備が整っていて原則的なルールに従って電子取引データの保存ができるにもかかわらず、資金繰りや人手不足等の特段の事情がなく、電子取引データをルールに従って保存していない場合には、相当の理由があるとは認められず、猶予措置の適用は受けられません。

電子取引データの保存において満たすべき基本的な要件とは何か

電子取引データを保存する際には、真実性の確保（改ざん防止）と可視性の確保という2つの観点から定められた要件を満たす必要があります。これらの要件を満たすことで、データの信頼性と税務調査時などの確認のしやすさが担保されます。

可視性を確保するための具体的な要件として、見読可能装置であるディスプレイやプリンタ等を備え付けて、税務職員に指定されたデータを速やかに出力できるようにしておくことが定められています。

さらに、保存された電子取引データは「日付・金額・取引先」の主要な記録項目で検索できる状態にしておく必要があります。保存するファイル形式については法令上の制限はなく、PDFに変換したものや、スクリーンショットの画像データでも問題ありません。

取引に関する書類を適切に管理し、確定申告や帳簿作成を円滑に進めるためには、会計ソフトや各種ツールを活用して記帳水準を高めることも有効な手段となります。

改ざん防止のための真実性を確保するにはどのような措置をとるべきか

電子取引データの真実性を確保するためには、法令で定められた改ざん防止のための措置のうち、いずれかの方法を選択して実施する必要があります。

真実性を確保するための方法として、以下の措置が挙げられます。

• タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
• 保存するデータにタイムスタンプを付与する
• データの授受と保存を、訂正削除履歴が残るシステムやそもそも訂正削除ができないシステムで行う
• 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を制定し、遵守する

「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」という方法は、システム費用等をかけずに導入できる方法であり、改ざん防止のための事務処理規程のサンプルは国税庁ホームページに掲載されています。

専用の高額なシステムを導入しなくても、事務処理規程を作成して運用ルールを守ることで、個人事業主であっても真実性の要件を満たした電子保存を行うことが可能です。

専用システムを使わずに表計算ソフトやファイル名で検索要件を満たす手順

専用のシステムを導入していない場合でも、国税庁が示す「表計算ソフト等で索引簿を作成する方法」または「規則的なファイル名を付す方法」のいずれかを採用することで、検索要件を満たすことができます。

表計算ソフト等で索引簿を作成する方法では、表計算ソフト等で連番、日付、金額、取引先、備考などを入力した索引簿を作成し、その表計算ソフト等の機能を使って検索できるようにします。索引簿のサンプルは国税庁ホームページに掲載されています。

規則的なファイル名を付す方法では、データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活用できるようにします。例えば「20240331_110000_(株)霞商店.pdf」や「20240210_330000_国税工務店(株).msg」のようなファイル名を設定して保存します。

取引先から届く請求書の金額や様式を確認し、請求書の作成や受領時の管理ルールを整えることは、経理業務の正確性を保つ上で重要です。

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売上高や税務調査時の提示によって検索要件が不要または緩和される条件は何か

電子取引データの原則的な検索要件では、「日付・金額・取引先」での検索に加え、「日付または金額について範囲を指定した検索ができること」「日付・金額・取引先のうち2つ以上の任意項目を組み合わせて検索できること」が求められますが、一定の条件を満たす場合はこれらの要件が不要または緩和されます。

税務職員からの質問検査権に基づく電子取引データのダウンロードの求め（税務職員からのデータの提示・提出の要求）に応じることができるようにしている場合、範囲指定検索および2つ以上の項目を組み合わせた検索の要件は不要となります。

さらに、電子取引データのダウンロードの求めに応じることができるようにしている事業者のうち、基準期間（2年(期)前）の売上高が5,000万円以下である場合、または電子取引データをプリントアウトした書面を日付および取引先ごとに整理された状態で提示・提出できるようにしている場合は、検索要件の全てが不要となります。

税務職員から電子取引データのダウンロードの求めがあった場合には、職員が求めた全ての電子データの提出に応じる必要があり、そのデータにおいて通常出力可能な範囲で、求めに応じた方法で提出する必要があります。

電子帳簿等保存制度における3つの保存区分とそれぞれの違いとは何か

電子帳簿等保存制度は、納税者の文書保存に係る負担軽減を図る観点から、帳簿や国税関係書類の電磁的記録等による保存を可能とする制度であり、3つの区分に分かれています。

1つ目の区分は「電子帳簿等保存」であり、仕訳帳などの帳簿や決算関係書類などの国税関係書類のうち、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成しているものについて、一定の要件の下でデータのままで保存等ができる制度です（平成10年度税制改正で創設）。

2つ目の区分は「スキャナ保存」であり、決算関係書類を除く国税関係書類（例：取引先から受領した領収書・請求書等）について、その書類を保存する代わりとして、一定の要件の下でスマホやスキャナで読み取ったデータを保存できる制度です（平成17年度税制改正で創設）。

3つ目の区分が「電子取引データ保存」であり、所得税・法人税に関する帳簿書類の保存義務者が、取引情報のやりとりをデータで行った場合に、一定の要件の下でそのやりとりしたデータを保存することが義務付けられている制度です。電子帳簿等保存やスキャナ保存が利用したい方が利用する制度であるのに対し、電子取引データ保存はご対応いただく必要がある制度と位置づけられています。

青色申告者が正規の簿記の原則に従って記録を行い、e-Taxによる電子申告を行っている場合、または優良な電子帳簿の要件を満たして保存を行っている場合には、青色申告特別控除65万円の適用を受けることができます。

電子データに関する不正行為への加算税加重と優良な電子帳簿の軽減措置

電子帳簿等保存制度では、手続や要件の緩和が行われる一方で、電子データの改ざん等の不正行為を抑止するための担保措置が講じられています。

スキャナ保存データや電子取引データに関して、保存しているデータを直接改ざんした場合、作成段階で不正があった場合、または通謀等により相手方から受領した架空の請求書等を保存していた場合など、仮装隠蔽等の不正が把握されたときは、重加算税が10％加重されます。

一方で、所得税、法人税又は消費税の保存義務が課される帳簿について、訂正削除履歴の保存、帳簿間の相互関連性、日付・金額・相手方に関する検索機能といった要件を満たして電子保存し、あらかじめ届出書を提出している優良な電子帳簿については、その帳簿に関連して過少申告があった場合に過少申告加算税が5％軽減されます。

優良な電子帳簿に関する過少申告加算税の軽減措置は、令和４年１月１日以降に法定申告期限が到来する国税に適用され、その課税期間に対応した法定申告期限までに届出を提出している必要があります。ただし、その過少申告に係る修正申告・更正に重加算税対象が含まれる場合には軽減されません。

よくある質問

電子取引データをプリントアウトして紙で保存することは認められますか？

原則として、電子取引データをプリントアウトした書面のみによる保存は認められておらず、やりとりした電子取引データ自体を保存要件に従って保存する必要があります。

令和５年12月31日までに行う電子取引についてはプリントアウトした書面の保存が認められていましたが、令和６年１月１日以後は要件を満たした電子データの保存が必要です。ただし、システム整備が間に合わないなどの相当の理由があり、税務調査等の際に書面の提示・提出およびデータのダウンロードの求めに応じることができる場合は猶予措置の対象となります。

同じ取引内容について紙とデータの両方を受け取った場合は両方保存が必要ですか？

電子取引データと書面の内容が同一であり、書面を正本として取り扱うことを取り決めている場合には、当該書面の保存のみで足ります。

ただし、電子取引データに書面で受領した取引情報を補完するような取引情報が含まれている場合等には、書面と電子取引データのいずれについても保存が必要になります。

受け取った電子データを一度紙に印刷してからスキャナ保存することはできますか？

他者から受領した電子データを一旦紙に出力し、その出力書面についてスキャナ保存を行うことは認められません。

他者から受領した電子データとの同一性が十分に確保できないことから、真実性確保のための要件が課されていない出力書面等による保存措置が廃止されており、出力書面による保存自体が認められないため、その出力書面をスキャナ保存することも認められないとされています。

システム等の整備が間に合わない場合の猶予措置の適用条件は何ですか？

原則的なルールに従って電子取引データの保存を行うための環境が整っていないことについて相当の理由がある場合に猶予措置の対象となります。

具体的には、電子取引データをプリントアウトした書面を税務調査等の際に提示・提出できるようにしており、かつ税務職員からの電子取引データのダウンロードの求めに応じることができるようにしていることが適用条件となります。

なお、システム等の整備が整っていて保存ができるにもかかわらず、資金繰りや人手不足等の特段の事情がない場合には、相当の理由があるとは認められません。

保存する電子データのファイル形式に指定や制限はありますか？

電子取引データとして保存するファイル形式に法令上の指定や制限はなく、PDFに変換したものやスクリーンショットでも問題ありません。

メールの添付ファイル形式である.msgファイルなども含め、取引情報が正確に確認できる状態であれば対象となります。

電子取引データの要件を確認して適切な帳簿管理と確定申告を進める重要性

メールやウェブで受け取った注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書などの電子取引データは、改ざん防止の措置をとり、日付・金額・取引先で検索できる状態で保存することが求められます。

専用システムを導入していない個人事業主であっても、国税庁ホームページに掲載されているサンプルを参考に改ざん防止のための事務処理規程を定めて遵守し、規則的なファイル名を付す方法や表計算ソフトによる索引簿作成を行うことで法令要件を満たすことが可能です。

日常の取引データを正しく保存・管理し、日々の記帳や決算業務を滞りなく進めることは、税務リスクの回避だけでなく正確な事業所得の把握にもつながります。適切な管理体制を構築し、日々の経理処理と申告業務を着実に進めていくことが大切です。

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