個人事業主の帳簿保存期間は何年？青色申告・白色申告の違いを整理

青色申告における帳簿書類の保存期間は原則7年である

青色申告者が保存すべき帳簿や決算関係書類、現金預金取引等関係書類の保存期間は、原則として7年です。ただし、請求書や見積書などのその他の書類については保存期間が5年と定められています。

青色申告者は、原則として正規の簿記の原則（一般的には複式簿記）により記帳を行うこととされています。複式簿記による記帳に当たっては、市販の会計ソフトを利用することで、簡単にかつ負担なく記帳をすることができます。

青色申告において保存が必要となる帳簿には、仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳などが含まれ、これらは7年間の保存が必要です。また、決算に関して作成される損益計算書、貸借対照表、棚卸表などの決算関係書類についても7年間の保存が義務付けられています。

領収証、小切手控、預金通帳、借用証などの現金預金取引等関係書類についても原則として7年間の保存が必要となります。ただし、前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の方については、保存期間が5年となります。取引に関して作成し又は受領した請求書、見積書、契約書、納品書、送り状などのその他の書類は5年間の保存が必要です。

白色申告では法定帳簿が7年でその他の書類は5年保存となる

白色申告者が保存すべき帳簿書類のうち、収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）の保存期間は7年であり、それ以外の任意帳簿や書類は5年です。事業所得、不動産所得及び山林所得を生ずべき業務を行う全ての方が保存の対象となります。

白色申告者（青色申告者以外の方）についても、所得税等の申告の必要がない方を含め、帳簿を備え付けて収入金額や必要経費に関する事項を記載するとともに、帳簿や書類を保存する必要があります。

白色申告において保存が必要な対象は、法律に基づいて作成が義務付けられている法定帳簿と、それ以外の任意帳簿、業務に伴って生じる各種書類に分かれます。収入金額や必要経費を記載した法定帳簿は7年間の保存が求められますが、業務に関して作成した上記以外の任意帳簿は5年間の保存となります。

また、決算に関して作成した棚卸表その他の書類や、業務に関して作成し又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類についても、保存期間は5年と定められています。

所得金額や消費税の課税状況によって保存期間の例外が発生する

前々年分の所得金額や収入金額、消費税の課税事業者であるかによって、帳簿書類の保存期間には例外的な規定が適用されます。特に前々年分の所得が300万円以下である場合や、消費税の仕入税額控除が関係する取引では注意が必要です。

青色申告における現金預金取引等関係書類（領収証、小切手控、預金通帳、借用証など）は原則として7年間の保存が必要ですが、前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の方については5年間となります。

また、令和4年以降、前々年分の業務に係る雑所得の収入金額が300万円を超える方は、その業務に係る現金預金取引等関係書類を5年間保存する必要があります。現金預金取引等関係書類とは、居住者等が業務に関して作成・受領した請求書、領収書その他これらに類する書類（自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものは、その写しを含みます）のうち、現金の収受・払出し、預貯金の預入・引出しに際して作成されたものをいいます。

消費税の課税事業者が仕入税額控除の要件として保存すべき請求書等や、適格請求書発行事業者として交付した適格請求書の写し及び提供した電磁的記録については、青色申告・白色申告の区分や上記の所得条件にかかわらず7年間保存する必要があります。

帳簿や書類は住所地や事業所の所在地でどのように保存すべきか

帳簿や書類は、納税者の住所地や事業所などの所在地に整理して保存する必要があります。日々の取引に伴って作成した帳簿や受け取った請求書・領収書などの書類を紛失しないよう、体系的に管理することが求められます。

事業所得等を有する白色申告の方については、簡易な方法による記帳が認められています。事業所得（一般）の場合、売上げなどの収入金額、仕入れや経費に関する事項について、取引の年月日、相手方の名称、金額、日々の売上げ・仕入れ・経費の金額等を帳簿に記載します。一つ一つの取引ごとではなく日々の合計金額をまとめて記載するなど、簡易な方法で記載してもよいことになっています。

売上に関する事項については、少額な現金売上や小売その他これに類するものを行う者の現金売上、保存している納品書控・請求書控等によりその内容を確認できる取引については日々の合計金額のみを一括記載することができます。掛売上の取引で保存している納品書控・請求書控等によりその内容を確認できるものについては、日々の記載を省略し、現実に代金を受け取った時に現金売上として記載できます（この場合には年末における売掛金の残高を記載します）。いわゆる時貸についても日々の記載を省略して代金受取時に現金売上として記載でき、年末における時貸の残高を記載します。棚卸資産の家事消費等については、年末において消費等をしたものの種類別に合計金額を見積もり、合計金額のみを一括記載できます。

仕入に関する事項についても、少額な現金仕入や納品書・請求書等により内容を確認できる取引は日々の合計金額のみを一括記載できます。掛仕入の取引で納品書・請求書等により確認できるものは現実に代金を支払った時に現金仕入として記載でき（年末における買掛金の残高を記載）、時借についても代金支払時に記載して年末における時借の残高を記載します。費用に関しては、雇人費、外注工賃、減価償却費、貸倒金、地代家賃、利子割引料及びその他の経費の項目に区分して記載し、少額な費用は項目ごとに日々の合計金額を一括記載できます。現実に出金した時に記載する場合は年末における費用の未払額及び前払額を記載します。

税務署では、白色申告の方で新たに記帳を行う方や記帳の仕方がわからない方のために、記帳・帳簿等の保存制度の概要や記帳の仕方等を説明する「記帳説明会」を実施しています。また、記帳指導を希望される方には、記帳の仕方のほか一般的な決算における処理や確定申告書等の作成の仕方に至るまで一貫した指導を、各国税局が事業者に委託して行っています。記帳指導には会場でパソコンを用いて説明する「会計ソフト方式」や、自宅又は事業所等で4〜5回程度指導を行う「個別指導方式」があります。希望される方は最寄りの税務署（所得税担当）へ電話し、自動音声で「2」番を選択して連絡します（電話相談時間は土日祝を除く午前8時30分から午後5時までです）。

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電子データでやりとりした請求書や領収書はデータのまま保存する必要があるか

請求書や領収書などを紙ではなく電子データでやりとりした場合には、一定の要件を満たして電子データのまま保存する必要があります。電子データで受領した取引情報を紙に印刷して保存する運用は認められません。

電子帳簿等保存制度において、保存が必要な帳簿や書類は、紙ではなく電子データとして保存することで保管スペースが不要となるほか、業務のデジタル化による生産性向上やテレワーク推進等にもつながります。

消費税の適格請求書発行事業者として提供した電磁的記録についても、紙の書類と同様に7年間の保存が必要です。電子取引データの保存要件を満たし、検索性や真実性を確保した状態で適切に保存・管理することが求められます。

帳簿の不保存や記載不十分には加算税の加重措置が適用される

税務調査において売上げに関する帳簿を保存していなかったことや、帳簿の売上げについて記載が不十分であったことが把握された場合、申告漏れに対して通常課される加算税の割合に5％又は10％が加重されます。

令和5年分の確定申告に対する修正申告等から、帳簿の提出がない場合や記載が不十分である場合の加重措置が導入されています。帳簿に記載すべき事項に関する申告漏れが生じた際、過少申告加算税や無申告加算税の割合に対して5％又は10％が加重されることになります。

日々の取引を正確に記帳し、定められた保存期間にわたって帳簿を確実に保存しておくことは、適正な申告を行うだけでなく加算税の加重リスクを避けるためにも不可欠です。

青色申告の承認申請を行うことでどのような特典を受けられるか

青色申告の承認を受けると、最高65万円又は55万円の青色申告特別控除、青色事業専従者給与の必要経費算入、純損失の3年間の繰越しなどの税務上の特典を受けることができます。これらの特典を受けるためには、所定の帳簿を備え付けて記帳し、保存することが要件となります。

青色申告をすることができるのは、事業所得、不動産所得及び山林所得のある方です。青色申告をしようとする方は、その年の3月15日までに「青色申告承認申請書」を納税地の所轄税務署に提出する必要があります。その年の1月16日以後に新たに開業した方は、開業の日から2か月以内に提出します。

事業所得や不動産所得を生ずべき事業を営んでいる方で正規の簿記の原則により記帳している方については、一定の要件の下で事業所得や不動産所得の金額から最高65万円又は55万円を差し引くことができます。簡易な帳簿による記帳であっても、最高10万円を控除することができます。なお、令和8年分確定申告まではe-Taxによる申告又は優良な電子帳簿の保存により65万円の青色申告特別控除が適用され、令和9年分確定申告からは優良な電子帳簿の保存又はデジタルシームレス保存により75万円の青色申告特別控除を適用する区分が示されています。

青色申告者と生計を一にしている配偶者や15歳以上の親族で、その事業に専ら従事している人（青色事業専従者）に支払った給与は、あらかじめ納税地の所轄税務署に提出した届出書に記載された金額の範囲内で、労務の対価として適正な金額であれば必要経費とすることができます。

事業所得等が赤字となり純損失が生じたときは、その損失額を翌年以後3年間にわたって各年分の所得から差し引くことができます（純損失の繰越し）。前年も青色申告をしている場合は、純損失の繰越しに代えて前年分の所得に繰り戻して控除し、前年分の所得税の還付を受けることもできます（純損失の繰戻し）。特定非常災害により損失が生じた場合は、一定の純損失の金額の繰越期間が5年になります。

よくある質問

領収書やレシートは何年間保存すればよいですか？

青色申告の場合は原則7年間、白色申告の場合は5年間保存する必要があります。

青色申告では領収証は現金預金取引等関係書類に該当し、原則7年保存ですが、前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の方は5年保存となります。ただし、消費税の課税事業者が仕入税額控除の要件として保存すべき領収書等については、所得金額や申告区分にかかわらず7年間の保存が必要です。

受領した領収書やレシートは、納税者の住所地や事業所などの所在地に整理して保存します。

請求書や見積書の保存期間は何年ですか？

青色申告・白色申告ともに原則5年間保存する必要があります。

青色申告ではその他の書類（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など）として5年間、白色申告でも業務に関して作成し又は受領した書類として5年間の保存が義務付けられています。

ただし、消費税の課税事業者が仕入税額控除の要件として保存すべき請求書等や、適格請求書発行事業者として交付した適格請求書の写し及び提供した電磁的記録については、7年間保存する必要があります。

所得税の申告が不要な場合でも帳簿の保存義務はありますか？

所得税等の申告の必要がない方であっても、事業所得、不動産所得及び山林所得を生ずべき業務を行う全ての方に帳簿の記帳および保存義務があります。

白色申告者であっても帳簿を備え付けて収入金額や必要経費に関する事項を記載し、法定帳簿を7年間、任意帳簿や書類を5年間保存しなければなりません。

日々の取引状況を把握し、取引の年月日や相手方、金額を整理して保存することが求められます。

雑所得の業務に係る書類も保存する必要がありますか？

前々年分の業務に係る雑所得の収入金額が300万円を超える方は、現金預金取引等関係書類を5年間保存する必要があります。

現金預金取引等関係書類とは、業務に関して作成・受領した請求書、領収書その他これらに類する書類（自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写しを含みます）のうち、現金の収受・払出し、預貯金の預入・引出しに際して作成されたものをいいます。

令和4年以降、前々年分の収入金額が300万円を超える業務に係る雑所得についてこの保存義務が適用されます。

帳簿を保存していないとどのような罰則がありますか？

税務調査において売上げに関する帳簿の不保存や記載不十分が把握された場合、申告漏れに対して通常課される過少申告加算税や無申告加算税の割合に5％又は10％が加重されます。

令和5年分の確定申告に対する修正申告等からこの加重措置が適用されており、帳簿に記載すべき事項に関する申告漏れについて税負担が重くなります。

帳簿を備え付けて日々の売上げや仕入れ、経費を正確に記帳し、定められた保存期間にわたって整理保存することが必要です。